Økonomiske regler og retningslinjer (Fastsatt av styret 7. mai 2020, sak 23/20, revidert i styremøte 5/21 19.01.22)
- GENERELT
Disse regler og retningslinjer gjelder utgiftsdekning for aktivitet, deltakelse og representasjon for medlemmer av Hamar orienteringsklubb som er i samsvar med klubbens formål og aktivitetsplan.
Sportslig aktivitet og løpsdeltakelse skal godkjennes av sportslig komité. Med sportslig aktivitet og løpsdeltakelse menes startende deltakelse i alle slike som framkommer av punktene under.
Med administrativ aktivitet og representasjon menes forpliktet deltakelse i idrettens organisasjonsapparat (krets og forbund) i samsvar med klubbens lover og organisasjonsplan. Det samme gjelder kurs og utdanning arrangert av samme eller andre etter godkjenning i styret.
Refusjonskrav skal vise hva og hvem refusjonen gjelder for inkl. nødvendige bilag. Reiseregninger føres på klubbens skjema med angitte km-godtgjørelse. [i]
Ved reise til Hovedløp (pkt. 8), NM (pkt. 9), norgescup (pkt. 10) og prioriterte stafetter i regi av Mjøs-o (pkt. 11) skal det minst være en leder. Det tilstrebes samarbeid om lederdeltakelse og kostnadsdeling med andre klubber der egen løperdeltakelse er liten. Antall ledere fastsettes av sportslig komité og styret.
Ved spleis og/eller samarbeide med andre klubber om refusjonsberettigede kostnadsdekning, skal utgifter fordeles likt mellom deltakerne inkl. ledere.
Rett til dekning har bare de som har oppfylt sine medlemsforpliktelser for inneværende år.
- AKTIVITETSKONTINGENTEN
Aktivitetskontingent er på kr. 500,- og gjelder årsgruppene 15-20. Den gir rett til deltakelse på tilrettelagte treninger og samlinger i klubbens regi eller som klubben samarbeider om.
- STARTKONTINGENTER
Startkontingent dekkes av Hamar ok for individuell start i ordinære terminfestede løp innenlands og i alle stafetter hvor klubbens stiller lag eller deltar i samarbeid med andre.
Klubben dekker ikke startkontingent for påmeldte løpere som ikke stiller til start uten gyldig forfall (sykdom). Sportslig ledelse skal ha beskjed om gyldig forfall innen ei uke etter løpet.
- FELLES REISE/GODTGJØRELSE EGEN BIL/ANNEN TRANSPORT
Det skal for egne aktiviteter og i samarbeide med andre klubber, herunder Mjøs-o, tilstrebes felles reise og samkjøring ved bruk av egen bil. Bruk av leiebil og fly skal forhåndsgodkjennes av sportslig komité eller styret.
- Dersom det ikke organiseres felles transport dekkes bruk av egen bil med km-godtgjørelse på 1/3 av statens skattefrie satser [ii]for én deltaker i bilen, 2/3 ved to og fullt ut med tre eller flere deltakere i bilen, leder ikke medregnet.
- Der det er godkjent dekkes utgift til leiebil med 1/3 for én deltaker i bilen, 2/3 ved to og fullt ut med tre eller flere deltakere i bilen, leder ikke medregnet.
- Der det er godkjent dekkes bruk av fly med 50 % av billettutgiften,
Ved reise til alminnelige løp anbefales tilstrebet samkjøring og kostnadsdeling slik at bileier/sjåfør blir godtgjort med 1/3 av statens skattefrie satser for km-godtgjørelse per passasjer i bilen.
- SAMLINGER/LEIRE I HAMAR OK`s REGI
Klubben dekker alle utgifter til reise og opphold for løpere 20 år eller yngr. Legges slike samlinger/leire utenfor Hedemarken og Elverum gjelder pkt 4 a) for reise. Legges slike utenlands, dekkes også startkontingenter. Tilsvarende utgifter dekkes for godkjent(e) for leder(e) leder jf. pkt. 1, 5. avsnitt.
- SAMLINGER I REGI AV MJØS-O
Klubben dekker utgifter til reise og opphold på treninger og samlinger organisert av Mjøs-o. Reiseutgifter utover det som eventuelt delvis dekkes av Mjøs-o eller andre, dekkes etter reglene i pkt 4 a). Legges slike utenlands, dekkes også startkontingenter. Tilsvarende utgifter dekkes for godkjent(e) leder(e) jf. pkt. 1, 5. avsnitt.
- FORBUNDS- OG KRETSREPRESENTASJON SAMT ÅPNE SAMLINGER I REGI AV NOF.
NOF`s egenandeler dekkes i sin helhet. Klubben dekker i tillegg utgifter til reise og opphold utover det som eventuelt delvis dekkes av krets eller forbund etter reglene i pkt 4 a) og b).
- HOVEDLØPENE FOR YNGRE / O-LANDSLEIREN
Klubben dekker felles reise og opphold til Hovedløpet og O-landsleiren for startende deltakere og leder(e). Arrangeres ikke felles reise dekkes reise etter reglene i pkt. 4a), b) og c). Deltakerne på o-landsleiren faktureres en egenandel på kr 500,-
- NM jr/sr
Klubben dekker felles reise og opphold, inkl. NM-bankett for startende deltakere og leder(e). Arrangeres ikke felles reise dekkes reise etter reglene i pkt. 4a), b) og c). Deltakerne faktureres en egenandel på kr 500,-. Utgifter til mat som ikke blir ordnet felles dekkes av den enkelte.
- NORGESCUP OG O-IDOL
Klubben dekker overnatting for startende deltakere og leder(e). Arrangeres ikke felles reise dekkes reise etter reglene i pkt. 4a), b) og c) med 50% av angitte satser. Utgifter til mat som ikke blir ordnet felles dekkes av den enkelte.
- PRIORITERTE STAFETTER I REGI AV MJØS-O
Klubben dekker felles reise og overnatting for startende deltakere og leder(e). Arrangeres ikke felles reise dekkes reise etter reglene i pkt. 4a) og b). Deltakerne faktureres en egenandel på kr 500,- Mat dekkes av den enkelte utøver.
- SKIORIENTERING
Deltakelse i skiorientering følger samme regler som foran.
- KARTARBEID OG ARRANGEMENT
Punktet gjelder reiseutgifter til dugnadsbasert planlegging og gjennomføring av kartarbeid inklusive synfaring, og egne arrangementer. Punktet gjelder tilsvarende for kartprosjekt og arrangement som Hamar ok samarbeider med andre om. Punktet gjelder ikke oppdragsbasert kartarbeid inklusive synfaring hvor slike utgifter inngår i vedkommende prosjektavtale.
Bompenger på privat vegnett dekkes fullt ut for synfaring, løypelegging, arenabefaring, materielltransport og egentransport for løpsledelse og sentrale funksjonærer. Der det kan antas et stort antall turer skal kjøp av årskort/rabattkort registret på bil vurderes. Det skal tilstrebes felles transport der det er mulig.
Slike utgifter dekkes ikke for funksjonærer som har oppdrag av én dags varighet/én løpsdag.
Bomavgifter på offentlig vegnett dekkes fullt ut for synfaring, løypelegging, arenabefaring, materielltransport og egentransport for løpsledelse og sentrale funksjonærer. Det skal tilstrebes felles transport der det er mulig.
Slike utgifter dekkes ikke for funksjonærer som har oppdrag av én dags varighet/én løpsdag.
Bruk av egen bil dekkes med km-godtgjørelse etter statens skattefrie satser for synfaring, løypelegging, arenabefaring, materielltransport og egentransport for løpsledelse og sentrale funksjonærer. Slike utgifter dekkes ikke for funksjonærer som har oppdrag av én dags varighet/løpsdag.
[i] Reiseregningsskjema for Hamar ok, se klubbens hjemmeside: https://www.hamarok.no/dokumentsenter/
[ii] I 2022 er skattefri sats for bil kr. 3,50 per km.